Silos de datos: causas, riesgos y estrategias para evitarlos

En esta imagen, podemos observar cómo los datos quedan aislados en diferentes zonas representando los distintos departamentos o sistemas de una organización. Cada silo contiene información valiosa, pero al estar separados, dificultan la visión global y el aprovechamiento eficiente de los datos. Esta fragmentación impide que la información fluya libremente entre las distintas áreas de la empresa, creando barreras para una mejor colaboración y toma de decisiones.

¿Cómo se generan los silos de datos?

Más allá de tener una causa única, los silos de datos son el resultado de una combinación de factores organizativos, tecnológicos y culturales.

 Y aunque pueda parecer un problema menor, la realidad es que, según IDC Market Research, los datos incompletos o aislados puede costarle a una empresa hasta el 30 % de sus ingresos anuales. Algunas de las causas más comunes son:

• Estructuras organizativas rígidas: las empresas con jerarquías muy marcadas y departamentos aislados tienden a crear silos de información naturalmente.
• Sistemas tecnológicos incompatibles: cuando no existe una toma central de decisiones, y son los propios departamentos los que eligen sus herramientas, se crean sistemas que no pueden comunicarse entre sí. Esto resulta en datos aislados en diferentes plataformas o aplicaciones.
• Cultura empresarial cerrada: Si no se fomenta la colaboración y el intercambio de información entre equipos, los empleados tienden a retener los datos en sus propios sistemas. Se quedan en un departamento concreto y no se comparten con los demás.
• Sistemas heredados: las empresas que mantienen sistemas antiguos a menudo se enfrentan a dificultades para integrarlos con soluciones más modernas, lo que genera silos de datos. Estos sistemas heredados suelen almacenar información crítica, pero carecen de la flexibilidad necesaria para compartir datos de manera eficiente con otras plataformas.
• Fusiones y adquisiciones: cuando las empresas se fusionan o adquieren otras, a menudo se enfrentan al desafío de integrar sistemas de datos dispares. Si este proceso no se gestiona adecuadamente, se pueden generar nuevos silos de datos o en la persistencia de los existentes.
• Crecimiento rápido y descentralizado: las empresas que experimentan un crecimiento acelerado pueden encontrarse con que diferentes equipos o sucursales adoptan sus propias soluciones de gestión de datos de forma independiente. Esto puede provocar la aparición de repositorios de información aislados.
• Falta de políticas de gestión de datos: la ausencia de políticas claras y estandarizadas para la gestión de datos a nivel organizacional puede resultar en prácticas inconsistentes entre departamentos. Esto puede llevar a que cada área maneje y almacene la información de manera diferente, creando silos de datos involuntariamente.

¿Pueden aparecer silos de datos en la nube?

Los silos de datos en la nube también son habituales, pues ni siquiera el uso de tecnologías en la nube garantiza por sí solo la integración de datos. Aunque la nube ofrece mayor flexibilidad y accesibilidad, las organizaciones pueden seguir creando silos si no implementan estrategias adecuadas de gestión de datos.

Por ejemplo, cuando las compañías utilizan varios proveedores cloud. Es bastante sencillo que un entorno multicloud pueda generar problemas de interoperabilidad, ya que cada plataforma puede tener sus propias APIs, formatos de datos y políticas de seguridad. Esto puede resultar en que los datos queden aislados en diferentes nubes, creando esos indeseados silos digitales.

También puede ocurrir en sistemas híbridos que combinan infraestructuras en la nube con sistemas locales. Si no se implementa una estrategia de integración adecuada, los datos pueden quedar atrapados en uno u otro entorno, dificultando la visión global.

Además, las diferencias en los protocolos de seguridad y acceso entre los sistemas en la nube y los locales pueden exacerbar este problema, creando más barreras e impidiendo el flujo de la información.

¿Qué problemas causan los silos de datos?

Cuando la información importante se mantiene aislada en un silo de datos, y el resto de la organización no puede acceder a ella, empiezan a surgir problemas que pueden ir desde una simple anécdota hasta problemas graves. Algunos de los más tradicionales son:

• Esfuerzos duplicados: cuando los equipos no tienen acceso a la información de otros departamentos, es común que realicen trabajos similares sin saberlo, lo que resulta en una pérdida de tiempo y recursos.
• Decisiones basadas en información incompleta: la falta de acceso a todos los datos relevantes puede llevar a decisiones erróneas o subóptimas. Los líderes y equipos podrían estar tomando decisiones importantes sin tener una visión completa de la situación.
• Experiencia del cliente fragmentada: cuando diferentes departamentos no pueden compartir información sobre los clientes, se crea una experiencia inconsistente y frustrante para estos. La falta de respuestas eficaces provoca clientes insatisfechos.
• Oportunidades perdidas: solo hay 3 cosas que no vuelven en la vida, el tiempo, las palabras y las oportunidades perdidas. En este caso, cuando los datos están aislados, es posible que se pierdan oportunidades de negocio.
• Barrera para innovar: la innovación a menudo surge de la combinación de ideas y datos de diferentes áreas. Cuando estos están aislados, se limita la capacidad de la organización para generar nuevas ideas y soluciones creativas.
• Ineficiencia operativa: los silos de datos pueden provocar tiempos de respuesta más largos, mayores costes operativos y una disminución en la productividad global. El resultado es evidente: organizaciones menos competitivas.

6 ideas para solucionar y evitar problemas de silos de datos

Solucionar problemas de silos de datos no es tan sencillo como puede parecer sobre el papel. Y es que, el mayor problema en ocasiones es darse cuenta de que existen silos de datos en nuestro sistema es lo que realmente nos están frenando a la hora de alcanzar nuestros objetivos. Algunas ideas para solucionar y evitar dichos problemas pueden ser:

1. Identificar: el primer paso es identificar si existen silos de datos en nuestra organización. ¿Cómo? Centralizando la gestión tecnológica, realizando una auditoría interna acerca del uso de los datos en diferentes departamentos y estudiando los flujos de trabajo y procesos para detectar dónde la información se queda estancada.
2. Implementar una estrategia de integración de datos: desarrollar un plan para unificar los datos de diferentes fuentes en una plataforma centralizada. Esto puede implicar la adopción de tecnologías como data lakes o data warehouses que permitan el acceso y análisis de datos de manera más eficiente.
3. Diseño de arquitectura de datos: crear una estructura de datos unificada y coherente que permita una integración fluida entre diferentes sistemas y departamentos. Esto implica definir estándares de datos, establecer procesos de gobernanza y utilizar herramientas de modelado de datos para asegurar la consistencia y accesibilidad de la información en toda la organización.
4. Fomentar una cultura de colaboración: promover activamente el intercambio de información entre departamentos mediante la creación de equipos multidisciplinarios y la implementación de herramientas de colaboración que faciliten la comunicación y el acceso a los datos compartidos.
5. Monitorización activa: establecer sistemas de seguimiento y análisis continuo para identificar rápidamente la formación de nuevos silos de datos. Esto puede incluir el uso de herramientas de análisis de datos y dashboards que muestren el flujo de información entre departamentos. La monitorización regular permite abordar los problemas de aislamiento de datos de manera proactiva antes de que se conviertan en obstáculos.
6. Invertir en formación y desarrollo: proporcionar formación continua a los empleados sobre la importancia de compartir datos y las mejores prácticas para hacerlo de manera efectiva y segura. Esto ayuda a crear una fuerza laboral más consciente de los datos y preparada para utilizar las herramientas de integración de manera eficiente.

Conclusión

En definitiva, y ante un problema multifactorial, la solución requiere un enfoque holístico que combine tecnología, cultura organizativa y estrategia. Las empresas que reconozcan la importancia de derribar estos muros digitales y trabajen activamente en la creación de un ecosistema de datos fluidos y accesibles son las que pueden aprovechar plenamente el potencial de sus datos y mantenerse competitivas.

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