En un mundo tan cambiante, donde la exigencia y la competencia son tan altas, gestionar proyectos de manera eficiente se ha convertido en algo clave para las empresas. Debido a esto, cada vez más organizaciones se suman al uso de metodologías ágiles como SCRUM, un marco de trabajo colaborativo que permite adaptarse a los cambios a la par que aumentar la productividad.
Scrum es una de las más populares por su demostrada eficacia, alcanzando una cuota del 20 % entre las empresas españolas que emplean metodologías ágiles. Spotify, Apple, Google o Amazon, entre muchas otras, tanto del ámbito tecnológico como de otras industrias, han podido alcanzar gran parte de su éxito gracias un equipo de trabajo eficiente basado en Scrum.
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¿Qué es Scrum?
Scrum es una metodología ágil de gestión de proyectos que permite dividir a los equipos estructurar y organizar el trabajo basándose en una serie de reglas, principios y prácticas. El término fue publicado por primera vez en la revista Harvard Business Review en 1986, en un artículo firmado por los japoneses Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka.
Estos tomaron como referencia dos enfoques. La primera nos traslada a las empresas manufactureras de la industria automotriz, donde se empleaban metodologías para aumentar la velocidad y flexibilidad (como por ejemplo Lean). La otra la encontramos en el rugby, de donde los autores se inspiraron fuertemente:
“Para recorrer una distancia determinada y marcar un tanto, un equipo multidisciplinar debe trabajar como una unidad, pasándose la pelota de un lado al otro lo más rápido posible y superando los obstáculos que aparecen en el camino”.
A diferencia de las metodologías tradicionales, con la que se trabaja de forma secuencial, Scrum apuesta por el desarrollo de producto incremental y por la entrega continua de valor. Esto permite adaptarse mejor a los cambios, resolver errores más rápidamente y aumentar la satisfacción del cliente.
¿Cómo funciona Scrum?
Scrum divide los proyectos en tareas pequeñas que se completan en un periodo de tiempo llamado sprint, los cuales duran normalmente entre 2 y 4 semanas. En cada sprint los miembros trabajan en equipo para llegar a la meta, poniendo en común las novedades y problemas en una reunión diaria llamada Scrum Daily. Las reuniones se realizan de pie y no pueden durar más de 15 minutos.
Cuando un sprint llega a su fin, se celebran 2 reuniones. En la primera, llamada Sprint Review, se presentan las novedades a las partes interesadas y se recogen sus comentarios para seguir mejorando el producto. Más tarde se celebra una reunión de retrospectiva interna conocida como Sprint Restrospective, donde los miembros del equipo comentan cómo ha ido el sprint, con qué problemas se han encontrado y cómo pueden seguir mejorando.
El ciclo vuelve a repetirse una y otra vez, continuando con las tareas pendientes. Este enfoque permite a los equipos ser más flexibles para adaptarse a la volatilidad de los requisitos que aparecen a medida que un proyecto avanza. Todo ello contribuye a una mejora constante del proceso y los resultados.
¿Cuáles son los roles de Scrum?
En la metodología ágil Scrum los miembros del equipo deben desempeñar ciertos roles que deben cumplir funciones específicas durante los sprints. Se dividen en tres categorías y son fundamentales para el buen funcionamiento del equipo. Se diferencia entre:
Product Owner
El Product Owner actúa como el representante del cliente, usuario final o del negocio. Su papel objetivo es asegurarse de que el producto o proyecto se desarrolle de acuerdo con las necesidades y expectativas del cliente. Las responsabilidades del Product Owner incluyen:
- Tareas: definir: y priorizar los elementos del «Product Backlog,» que es una lista de todas las características, tareas y mejoras que se desean implementar.
- Mantenimiento: asegurarse de que el Product Backlog esté siempre actualizado y refleje las necesidades cambiantes del cliente o del negocio.
- Priorizar: establecer las prioridades de los elementos del Product Backlog para cada sprint.
- Disponible: estar siempre disponible para responder preguntas del equipo de desarrollo y proporcionar claridad sobre los requisitos.
Scrum Master
El Scrum Master es un facilitador y líder en el equipo Scrum. Su principal responsabilidad es garantizar que el equipo siga las prácticas y valores de Scrum, así como de eliminar los obstáculos que puedan frenar el progreso del equipo y promover un ambiente de trabajo colaborativo y eficiente. Sus funciones incluyen:
- Asesorar: al equipo para que comprenda y aplique correctamente las prácticas y principios de Scrum.
- Facilitar: las reuniones de Scrum, como las reuniones diarias, las revisiones de sprint y las retrospectivas.
- Ayudar: al equipo a mejorar continuamente su rendimiento identificando áreas de mejora y proponiendo soluciones.
- Colaborar: con el Product Owner para garantizar una comunicación efectiva y una gestión adecuada del Product Backlog.
Equipo de desarrollo
El equipo de desarrollo es el grupo de profesionales que trabaja en la implementación de las tareas y características del proyecto. Este equipo tiene la responsabilidad de crear la versión del producto que se obtiene al final de cada sprint, la cual debe ser potencialmente entregable. Los desarrolladores deben
- Autogestión: el equipo toma decisiones sobre cómo se organiza y cómo realiza el trabajo dentro de cada sprint.
- Colaboración: trabaja de manera conjunta para completar las tareas y lograr los objetivos del sprint.
- Compromiso: se compromete a entregar un producto mejor y de alta calidad al final de cada sprint, ya sea a través de nuevas funcionalidades o la optimización de las existentes.
- Responsabilidad compartida: el éxito o el fracaso del proyecto es responsabilidad de todo el equipo.
¿Qué son los Scrum Artifacts?
Por otro lado, los Scrum Artifacts agrupan la información que los diferentes roles necesitan para planificar el trabajo, crear, organizar y realizar las tareas de cada sprint, así como analizar los resultados y marcar objetivos. Los principales artefactos de Scrum son:
- Product Backlog: lista ordenada que contiene los requisitos del producto y las tareas pendientes de completar. El product owner es el encargado de mantener y priorizar los elementos del product backlog, mientras que el scrum master se encarga de recibir las tareas que deberá ejecutar los desarrolladores en cada sprint.
- Sprint Backlog: contiene todas las tareas que los desarrolladores deben implementar en cada sprint. Esto se autoorganizan según las capacidades de cada miembro con el objetivo de completar el trabajo asignado en cada sprint.
- Increment: cada vez que se completa un sprint, el producto a desarrollar sufre un incremento, es decir, mejora respecto el sprint anterior. Esta nueva versión se le entrega al usuario final.
- Burndown chart: representa visualmente el progreso del equipo a lo largo del sprint, mostrando la cantidad de trabajo pendiente en función del tiempo.
- Release burn-up chart: muestra el progreso a lo largo de las iteraciones y permite realizar un seguimiento del avance hacia la entrega final del proyecto.
- Velocity: es un indicador que permite saber la cantidad de trabajo es que capaz de completar el equipo en un sprint. Facilita la planificación de próximos sprints.
Ventajas y desventajas de Scrum
Como cualquier otra metodología de trabajo, Scrum ofrece tanto ventajas como desventajas. Algunas de las más destacadas en cada bando son las siguientes.
Ventajas de Scrum
- Flexibilidad: los desarrolladores pueden adaptarse fácilmente a los cambiantes requerimientos por parte del cliente.
- Valor continuo: no es necesario esperar grandes periodos de tiempo para ver resultados del trabajo.
- Colaboración: la comunicación y colaboración es constante entre clientes, product owner, Scrum master y desarrolladores.
- Mejora continua: las reuniones diarias, revisiones y retrospectivas habilitan la mejora continua.
- Riesgo reducido: entrega frecuente y la adaptabilidad permiten reducir los errores y el riesgo de fracasos a largo plazo.
- Eficiencia: SCRUM enfoca los esfuerzos en las tareas prioritarias y evita la pérdida de tiempo en trabajo innecesario o en funcionalidades que no son relevantes.
- Resultados predecibles: es un marco de trabajo que ayuda los equipos estimar de forma precisa el tiempo y los recursos necesarios para completar el trabajo.
- Satisfacción del cliente: el cliente percibe como el producto mejora y se adapta a sus necesidades a lo largo del tiempo.
Desventajas de Scrum
- Complejidad: La adopción de SCRUM puede ser complicada, especialmente en organizaciones que están acostumbradas a enfoques más tradicionales. Requiere un cambio cultural y organizativo significativo.
- Dependencia: Scrum tiene una fuerte dependencia del trabajo en equipo. La falta de compromiso de uno o varios integrantes puede afectar notablemente al rendimiento general.
- Documentación: en esta metodología ágil el tiempo dedicado a la documentación es menor que en otras más tradicionales. Esto puede ser un problema en proyectos que deben cumplir regulaciones específicas.
- Reuniones: algunas personas consideran que Scrum tiene una sobrecarga de reuniones del equipo. Además, en caso de no respetar el tiempo estimado para las reuniones, estas empiezan a volverse contraproducentes.
- Dificultad: la implementación de Scrum en equipos medianos es complicada. Los roles de product owner y scrum master son claves, por lo que deben tener experiencia y notables conocimientos de la metodología.
Casos de éxito Scrum
Como ya hemos comentado, varias empresas tecnológicas de gran tamaño han implementado con éxito la metodología Scrum. Gran parte de su éxito y eficiencia de sus productos y servicios se debe a ello, por lo que pueden servir de inspiración para otras empresas que están tratando de implementarlo en sus oficinas.
Spotify
Spotify ha llevado la implementación de Scrum como metodología de trabajo a su máximo exponente. Con un gran número de desarrolladores, los equipos se dividen en “squads” de 6 a 8 personas cada uno, liderados por un Scrum Master. El trabajo independiente de los equipos les ha permitido eliminar gran parte de la burocracia, otorgándoles libertad para crear nuevas funciones y alcanzar un ritmo de trabajo eficiente.
Apple
Apple es sin duda lo que es gracias a Scrum. La marca, siempre al frente de la innovación y la disrupción, puede adaptarse a los escenarios de incertidumbre y adaptar su estrategia a los cambios del mercado muy fácilmente. Los equipos se dividen en pequeños grupos donde sus miembros están constantemente en contacto, trabajando en sprints cortos e iterativos.
Google es otro de las empresas que también aplica Scrum, más específicamente en la parte publicitaria de Google Ads. Equipos de diseño, UI, marketing, soporte y ventas, localizados en diferentes ciudades, son capaces de coordinarse y establecer plazos de entrega flexibles, priorizando la calidad del código y evaluando constantemente la efectividad y el tiempo necesario.
Amazonausum
Amazon, el rey del comercio electrónico y de la nube pública, también aplica Scrum en sus oficinas. La clave de su éxito es dotar a los equipos de autonomía, los cuales son como máximo de 8 personas. Los product owners son claves en el proceso, ya que se encargan de hacer que la colaboración entre equipos sea efectiva, al igual que el papel de los scrum master, que ofrecen todo el apoyo necesario para que la metodología funcione.
En Ausum Cloud estamos en contacto en nuestro día a día con equipos de desarrollo que aplican Scrum como metodología de trabajo, por lo que conocemos muy bien sus necesidades a niveles de infraestructuras IT cloud.
Una buena provisión, gestión y mantenimientos de los recursos en la nube es clave a la hora de mejorar su eficiencia diaria y alcanzar la mejora continua. Nuestro objetivo es proporcionar la infraestructura, las herramientas y la experiencia necesarias para respaldar eficazmente la metodología SCRUM y garantizar el éxito en el desarrollo y entrega de productos y proyectos.
